Fiken

Analyse av Appwesome

På et felles nettbrett hjemme kan en regnskapsapp fort bli blandet sammen med familiens vanlige handlelister og private økonomi. Jeg ville derfor startet med å avklare hvem som faktisk skal bruke Fiken, og til hvilket formål. For meg gir appen mest mening som et arbeidsverktøy for én virksomhet, ikke som en felles app for hele husholdningens penger. Når en frilanser eller liten bedriftseier tar et bilde av en kvittering etter et innkjøp, blir det lettere å knytte bilaget til jobben mens detaljene fortsatt er ferske.

Én virksomhet, tydelige grenser

Fiken er utviklet av Fiken og ligger i kategorien jobbrelaterte apper. Det skillet er nyttig å ha klart for seg før man deler en enhet: en privat matkvittering og et kjøp gjort for virksomheten bør ikke behandles som om de hører til samme regnskap. Jeg ville bestemt på forhånd hvem som har ansvar for å vurdere hva som er et relevant firmakjøp, i stedet for å la alle i hjemmet registrere kvitteringer uten en avtale.

Dette er særlig praktisk når en partner hjelper til med et innkjøp for bedriften. Avtal gjerne at kvitteringen tas vare på og sendes videre til den som fører regnskapet, fremfor at flere prøver å håndtere den samme posten. Appens beskrivelse peker på to nyttige måter å få kjøpet inn i arbeidsflyten på: registrere det fra et bilde med en gang eller sende det til innboksen. Det gir rom for å velge mellom rask registrering ute og en liten bunke bilag som gjennomgås senere.

En realistisk arbeidsflyt i en travel dag

Tenk deg at du kjøper materiell på vei mellom oppdrag. Hvis du venter til kvelden, kan det være vanskeligere å huske hva kjøpet gjaldt eller hvilket arbeid det hørte til. Jeg ville tatt vare på kvitteringen og behandlet den mens sammenhengen ennå er tydelig. Det konkrete poenget er ikke bare å samle dokumentasjon, men å redusere risikoen for at en løs papirlapp blir liggende i bilen, lomma eller en kjøkkenskuff.

Hvis du ikke har anledning til å registrere kjøpet der og da, kan innboksen fungere som et mellomstopp i rutinen. Den erstatter ikke behovet for å kontrollere at bilaget faktisk gjelder virksomheten, men den kan gjøre det enklere å samle materiale før du setter av tid til regnskapsarbeidet. Jeg ville satt av et fast tidspunkt til å gå gjennom slike kjøp, slik at «sendt inn» ikke blir det samme som «ferdig behandlet» i hodet.

Hvem bør bruke den – og hvem bør la være?

Appen passer best for en selvstendig næringsdrivende eller liten virksomhet som allerede bruker Fiken og ønsker å håndtere enkelte regnskapsoppgaver fra mobilen. Den er også aktuell for en person som ofte kjøper ting i forbindelse med arbeid og vil få bilagene inn i en ryddigere rutine. Fiken er gratis å laste ned, har en gjennomsnittlig vurdering på 4,6 fra 858 vurderinger og over 50 000 installasjoner. Den har aldersmerking PEGI 3, men det gjør den ikke til en app for barn: regnskapsinnholdet og ansvaret passer først og fremst for voksne som driver eller bistår en virksomhet.

Jeg ville valgt en annen løsning hvis målet bare er å dele familiens utgifter, føre et privat budsjett eller holde oversikt over hvem som betalte for middagen. En vanlig notatapp eller en husholdningsapp er ofte mer naturlig til slike oppgaver, fordi de ikke blander privat koordinering med virksomhetens bilag. På samme måte bør du ikke anta at en app på en delt enhet automatisk gir separate arbeidsområder for hvert familiemedlem. Bruk den bare innenfor den kontoen og virksomheten du har ansvar for, og følg med på hvem som får tilgang til enheten.

Hva mobilen gjør godt – og hva den ikke løser

Den tydeligste styrken er at mobilen kan fange opp et kjøp på stedet, mens en alternativ arbeidsflyt lar deg sende det til innboksen og ta gjennomgangen senere. Det er en liten, men nyttig forskjell: umiddelbar registrering passer når du har ro til å kontrollere kjøpet, mens innboksen kan passe når du står midt i en arbeidsdag. Uansett bør du kontrollere at opplysningene og formålet er forståelige for den som senere skal bokføre bilaget.

Den viktigste begrensningen er at mobilregistrering ikke i seg selv avgjør om et kjøp er riktig å føre, eller om dokumentasjonen er tilstrekkelig. Det krever fortsatt vurdering fra brukeren. Jeg ville heller ikke valgt en ren mobilrutine dersom virksomheten har mange bilag eller krevende behov for rapportering; en større skjerm og en fast gjennomgang kan være bedre for detaljarbeidet. Appen er et praktisk ledd i regnskapsarbeidet, ikke en erstatning for å forstå hva du fører.

Førsteinntrykk

Så snart jeg lastet ned Fiken på mobilen min, ble jeg møtt av et rent og brukervennlig grensesnitt. Det er alltid et godt tegn når en app ikke bombarderer deg med informasjon fra første sekund. I stedet gir Fiken deg en enkel oversikt over hva du kan gjøre – fra fakturering til bokføring, alt er lett tilgjengelig.

Funksjonalitet

La oss dykke litt dypere inn i hva Fiken har å tilby. En av de mest imponerende funksjonene er muligheten til å sende fakturaer med et par enkle klikk. Du kan tilpasse fakturaene dine, legge til logoen din, og til og med sende dem rett fra telefonen. Det er nesten som å ha en personlig regnskapsfører i lomma.

En annen funksjon jeg virkelig satte pris på, er hvordan Fiken håndterer kvitteringer. Har du noen gang hatt en skuff full av krøllete kvitteringer? Jeg har, og det er et mareritt å organisere dem. Med Fiken kan du enkelt ta et bilde av kvitteringen og la appen gjøre resten. Den registrerer informasjonen og lagrer den trygt i skyen.

Brukervennlighet

Det jeg virkelig liker med Fiken, er hvor intuitivt alt er. Selv for de av oss som ikke er regnskapseksperter, er det enkelt å navigere gjennom appen. Fiken gir deg steg-for-steg veiledninger når du trenger det, og deres kundeservice er alltid der for å hjelpe hvis du står fast.

Jeg må også nevne hvor raskt appen fungerer. Ingen liker å vente på at ting skal laste, spesielt når du har en travel hverdag. Med Fiken er alt raskt og responsivt.

Integrasjoner

En annen stor fordel med Fiken er dens evne til å integrere med andre tjenester. Enten du bruker nettbank, betalingsløsninger eller kundehåndteringssystemer, kan Fiken kobles sammen med disse for å gi deg en sømløs opplevelse. Det sparer tid og reduserer risikoen for feil.

Sikkerhet

Når det kommer til regnskap, er sikkerhet alltid en topp prioritet. Jeg ble beroliget av å vite at Fiken bruker toppmoderne sikkerhetstiltak for å beskytte dataene dine. Alt er kryptert, og du kan være trygg på at informasjonen din er i gode hender.

Versjon, plattform og valg av rutine

Den nåværende versjonen er 7.1.3, og appen krever minst iOS 8.0. Fiken har vært tilgjengelig siden 4. januar 2014, og den lange historien gjør den til et etablert alternativ for dem som vil ha regnskapsarbeid tett på mobilen. Før du gjør den til en fast del av arbeidsdagen, ville jeg likevel sjekket at enheten du bruker støtter versjonen du ønsker å installere, og at du har en praktisk plan for å holde privat og jobbrelatert bruk adskilt.

Et spørsmål mange vil ha, er om det er best å registrere hvert kjøp straks eller samle alt til senere. Jeg ville brukt en blandet rutine: ta vare på bilaget mens du er på farten, og registrer eller send det inn når det passer. For små, tydelige kjøp kan umiddelbar håndtering spare deg for leting senere. For et kjøp der formålet må avklares, er det bedre å vente til du kan kontrollere sammenhengen enn å føre det raskt og måtte rydde opp etterpå.

En annen vanlig vurdering gjelder samarbeid. Hvis noen hjemme hjelper til med å kjøpe utstyr eller hente en kvittering, kan de bidra med å få dokumentasjonen videre til ansvarlig person. Jeg ville likevel latt én person ha oversikt over hva som faktisk registreres. Det gjør det enklere å unngå dobbeltarbeid og å følge opp bilag som bare er sendt inn, men ikke kontrollert.

Fiken konkurrerer i praksis med to typer alternativer: regnskapsarbeid på en datamaskin og enklere verktøy som notater, bildegalleri eller e-post for å samle kvitteringer. Datamaskinen er ofte bedre når du skal sammenligne mange poster eller arbeide lenge med detaljer. En løs mappe med bilder kan virke raskere i øyeblikket, men gir deg selv jobben med å finne igjen, sortere og knytte hvert bilde til riktig kjøp. Mobilappen har størst verdi når den gjør overgangen fra et faktisk kjøp til regnskapsrutinen kortere.

Små vaner som gjør registreringen mer nyttig

Jeg ville gjort det til en vane å ta bildet før kvitteringen blir krøllet eller blek, og å kontrollere at hele bilaget er leselig. Hvis kjøpet ikke er selvforklarende, noter for deg selv hva det gjaldt mens du fortsatt husker det. Dette er ikke en erstatning for regnskapsmessig vurdering, men det gjør senere gjennomgang mindre avhengig av hukommelsen din.

Et annet nyttig skille er mellom å samle inn og å ferdigstille. En kvittering i innboksen kan være lett å finne igjen, men den bør ikke glemmes der. En fast ukentlig gjennomgang kan passe for en virksomhet med få kjøp; ved hyppige innkjøp kan kortere intervaller være mer realistiske. Poenget er å velge en rytme du faktisk følger, ikke å lage en perfekt rutine som raskt faller bort.

Avveininger før du gjør den til fast verktøy

Fiken er gratis, men gratis nedlasting betyr ikke at appen automatisk dekker alle behovene til virksomheten din. Jeg ville først avklart om du allerede bruker tjenesten og om mobilfunksjonene passer arbeidsmåten din. Hvis du bare trenger å lagre noen få kvitteringer uten regnskapsføring, kan et enklere verktøy være mindre omstendelig. Hvis du derimot vil samle bilag i samme arbeidsflyt som regnskapet, er det nettopp denne koblingen som gjør appen relevant.

Jeg ville også vært nøktern med hva jeg forventer av en mobilskjerm. Den er praktisk for å fange opp en enkelt hendelse, men ikke alltid det mest behagelige stedet å kontrollere større mengder informasjon. Bruk mobilen til det den gjør godt – å få bilaget inn mens du husker det – og sett av roligere tid til kontroll og oppfølging. Slik unngår du at bekvemmeligheten blir en unnskyldning for å hoppe over vurderingene regnskapet krever.

Så, hvem er Fiken for? Hvis du er en småbedriftseier eller frilanser som vil bruke mindre tid på papirarbeid og mer tid på det du elsker å gjøre, er denne appen definitivt verdt å sjekke ut. Fiken gir deg verktøyene du trenger for å holde økonomien i orden uten stress.

Alt i alt, hvis du er på jakt etter en regnskapsapp som er både kraftig og enkel å bruke, kan Fiken være det perfekte valget for deg. Det er som å ha en personlig regnskapsfører i lomma, klar til å hjelpe deg når som helst. Min vurdering er likevel at den fungerer best som en del av en ryddig arbeidsrutine, ikke som en snarvei rundt kontroll og regnskapsforståelse. For riktig bruker gjør den det enklere å få kjøp og bilag fra hverdagen inn i virksomhetens regnskap, mens familier som bare vil koordinere privatøkonomi bør velge noe som er laget for akkurat det.